教育行业图纸文档解决方案

快速实现企业图纸文件的安全、规范、高效管理

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教育行业概述

教育培训行业普遍存在分支机构众多,网络结构复杂的特点。现有教学手段主要以书本式教学、纸质化教材为主,纸张介质逐渐转向电子文档(数字资产)形式转变;通讯方面缺乏统一通讯体系与网络,以短信,口头转达等方式沟通;课件资料、培训教案、历届考题、教学大纲、教学工作总结、教育的条例、人员档案等文件档案;缺乏内部办公系统;没有统一管理手段,获取信息困难。这就需要建立学校数字资产共享平台,高效管理文档资料和教育文献,提升教学质量和学校形象。

教育行业面临的图文档管理问题

教育资源分散

教育体系中分校、分院机构多,多分支的现状导致各种教学文档欠缺专业存储系统,文档文件分散在各个岗位、人员手中,无法进行集中管理、统一使用,缺乏稳定性和安全性,资源浪费严重。

优质资源分享受限

协同办公的业务需求日益增加,传统的FTP、U盘甚至是公共邮箱的传输方式,已然无法满足高效办公的需求,同时这样的传递方式,存在较大的重要资料外泄、遗失的安全隐患。

缺乏共同交互平台

学校、老师、学生三者之间缺乏快速高效的共同交互平台,彼此之间无法及时获悉最新的动态、文件资料。

资料查找困难

在众多的资料中查找一份文档十分费力,现有文件搜索水平无法满足实际需求,浪费太多的人力和时间资源,降低办公效率。

教育行业的图文档管理方案

海量文档管理

搭建属于企业的图纸文档管理平台,建立高效规范的文控体系;图纸文档的查询可通过检索功能代替人员查找。让单位的图纸文档资料(Office、PDF、CAD等)都可以安全高效地进行管理。

培训的功能模块:

  • 编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。

完善的权限管理

通过彩虹文档管理系统限制重要文档的查看使用,对各部门小组、单独个人、文件等设置使用权限。在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

培训的功能模块:

  • 权限管理、编码管理、统一模板管理、收发管理、用户管理。

文档安全管理

文档管理系统中内设置多层安全控制机制,细致、严密地保护单位知识财富的安全。实现单位核心文档数据的“集中管理”“权限控制”“流程管控”“操作追踪”等多重安全特性。文档电子仓数据加压加密,后台数据拷出去无法打开,防止数据泄露。

培训的功能模块:

流程管理、用户管理、权限管理、变更管理、收发管理、版本管理、数据备份、系统维护等。

文档快速定位

彩虹文档管理系统提供快速查询模块,可以通过模糊查询,可以迅速找到需要的图纸文档。也可通过自定义数据库属性查找值,准确查找到自己需要的图纸。全文检索支持部分格式的全文检索(word 、excel 、ppt、dwg、caxa)。同时可将文档文件定位发送给相关负责人员。

培训的功能模块:

  • 快速查询模块、编码管理、统一模板管理、版本管理、收发管理、可视化浏览与检索。

即时通讯

彩虹图纸文档管理系统设有即时通讯模块,可实现办公人员间的即时通讯、实现有效沟通,减少中间环节,工作更高效。

培训的功能模块:

  • 即时通讯模块、邮件管理模块、任务管理模块、工作圈模块、工作报告。

文档版本管理

管理系统有文档版管理功能,可以保留之前修改过的版本,如果新版资料有误删除或更改不合理的地方,或需要使用旧版时,可以退回到所需版本,保证教学资料不会丢失。

培训的功能模块:

  • 版本管理模块、变更管理模块、权限管理模块。

在线审批流程

可以在管理系统内自定义设置对应单位要求的文档工作流程,图形化产流程辑器,可以设置复杂的流程策略,可以设置邮件提醒跟催。电子签章支持dwg/caxa/word/excel/pdf格式文件在审批流程完成后,将审核人的手写体或印刷体签名签入文件指定的位置。

培训的功能模块:

  • 图文档在线审批模块、流程模板模块、电子签章模块。

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