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告别图文档混乱,轻松找到想要的图纸文档!

发布时间:2020-08-03 作者:二零二五科技

有人说,工作的时间有三分之一要浪费在流程的奔走上,也有人说,三分之一的时间要浪费在找东西上。通常情况下图文档管理存放在不同的终端,会浪费大量的时间在找图文档上,其根本原因在于图文档管理的混乱,我们不希望把时间浪费在重复找东西上。

一、图文档存储

电子仓库:服务器上分配的一块存储空间,用来对图纸和文档进行集中存放和管理。电子仓库由管理员设置。上传到电子仓库中的文档都被系统所加密并保存在服务器。文档存储目录,类似于Windows操作系统中资源管理器的文件夹。

电脑的电子图文档管理,相对于纸质图文档管理更加的方便。

很多时候我们可能会把图文档直接放在电脑系统桌面,这样图文档就触手可得,但在图文档越来越多的时候,堆满屏幕时,既花也不便于查找,同时影响电脑运行速度。为了记住图文档的存放位置,我们可对所有的图文档列个清单分类管理。
图纸分类管理

图纸分类管理

二、图文档分类

1、分类

在对图文档进行分类时,大致就是将同一类型、同一项目、同一部门的图文档进行,集中分类存放在相应的文件夹中,确定一个图文档夹分类后,将从属于这个分类的图文档放入这个图文档夹下。目录文件夹要控制在三层以内。

2、编码

在确定分类后再在管理系统设置对应的图文档编码,和命名规则,不然像123.dwg,15dsfs.doc这样的图纸、文档怎么确定是干嘛用的,图纸文档的编码和命名是规范化管理的前提,离开命名谈图文档管理都是耍流氓。图文档管理的目的既是为了保护企业知识资产,也是让图文档发挥其最大使用价值,同时为后面的图纸文档查找管理提供条件。

建立属于企业的统一命名编码规则根据需要自定义名称、类型、长度、备注、后置字符、前置字符等信息

比如使用「日期 +部门 + 图纸类型 + 序列」的命名方法。如:200803sjcad001,20=2020年,0803=八月三号,sj=设计部,cad=cad图纸类型,001=序列号;如果使用了特殊符号、下划线、日期,也要确保是统一的。每个图纸文档对应唯一的编码。当命名出现重名时系统提示“已有同名文件”
图纸文档搜索管理

图纸文档搜索管理

三、图文档搜索

图纸文档搜索的结果很大程度上取决于前面的两个步骤(命名编码和分类目录存储),快速搜索可以让图纸文档的使用更加方便。不必一个个的打开图纸文档来查看查找。图纸管理系统的快速检索功能通过途径检测图纸文档,让我们快速找到需要图文档。

1)关键词查找图纸文档,关键词的顺序不影响搜索结果,支持模糊搜索。

2)支持图纸文档的名称和后缀搜索,比如“.dwg”可以匹配当前工作区的所有同后缀的文件

3)按照图纸文档的编码进行搜索,将编码输入编码搜索框,就可以立即查询了

4)状态查询,系统根据图纸文档的不同使用状态进行查找,如,检出、检入、发布、归档、借用等状态。

5)根据创建人、修改时间,通过作者名称可找到其创建的所有图纸文档,还可以通过创建时间、修改时间完成搜索。

6)按文件的类型进行模糊搜索,如、word、CAD、pro/e等。

自定义属性搜索

彩虹EDM图纸管理系统支持复杂的条件组合搜索,利用添加的搜索条件,并设置这些条件的条件值和条件之间的逻辑关系。设置好之后,通过点击【立即搜索】按钮执行对应条件的搜索。
(本文原创,转载请注明出处)

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