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图档管理,中小企业图纸文件管理的性价比解决方案

发布时间:2020-11-02 作者:二零二五科技

公司的图纸文档经访问传输缓慢,文件分散查找效率低,这样的情况特别影响工作效率。图档数据被误删、文件被不同的人员修改多次,版本不确定错用版本,这样的情况特别容易给企业造成损失。

明确图档管理需求,搭建公司安全、高速的系统环境,图纸文档的使用操作通过彩虹图纸管理软件(系统)执行。让图档使用变得安全、规范。

先按企业图纸文档使用常规进行区别分类统一管理,在彩虹图纸管理软件工作区创建对应的目录文件夹存放/创建对应的文件,不同的类别图纸文件采用不同编码模板,编码各码段表示文件内容的各属性(机型、工艺、结构、文档格式等),自定义编码的各码段的信息及排列顺序,满足企业不同文件的编码需求。

图纸管理软件内有属性条件快速检索功能,图档编码具有唯一性,还可用于图纸文件的精准搜索。另外可通过图档的其他属性进行快速文件查找,如:规范的文件名称、备注、关键字、大小、文件的使用状态等,搜索条件企业可自行定义。可将经常用到的图纸文档添加到收藏区,下次使用就无需查找了,这样可提高查找的效率。
电子图纸管理

图纸文档的不同使用状态(检出、变更、流程、借用),有不同状态标志显示,如:文件图标有红色“S”字样的表示该图纸文件正处于某个工作流程中,整个文件图标呈红色表示处于归档状态,绿色是发布状态等。这些标识即可快速确认图纸文件是否被使用,用于何处,是谁负责接收使用。使用状态也可用于文件快速搜索。

为保护文件的使用安全,避免图档被误删或恶意删除,彩虹图纸管理软件有细致完善的权限管理(如:新增、可见、浏览、修改、删除、导出导入、归档发布等20多种)。企业根据自身的情况可个人、具体文件单独授权,也可通过给各部门、岗位角色、文件夹授权,实现快速授权。如:公司技术部添加新员工,在软件系统添加用户并归属到技术部,那么新员工就拥有技术部的基础权限(各项权限由主管/负责人确定和设置)。对应的岗位有对应权限的限制,有人只可浏览,有人既能浏览也能编辑,不相关的人对文件是不可见。

找到文件的一个版本就能找到其他的各个版本,系统在文件列表中只显示正在使用的版本,其他的版本被系统按版本号依次排列于“历史版本”功能选项中,最新版本默认排在第一位,就不存在找不到最新版本的问题。而通过版本备注和圈阅历史,可确认各个版本间做过哪些变动修改。也可选中两个版本文件直接进行比较,直观地查看版本差异。

另外彩虹图纸管理软件对图纸文档的借用、线上流程工作、电子签章、发布、回收等也有专门的解决方案。

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