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食品行业图纸文件管理真是难?彩虹EDM前来助力 

发布时间:2021-05-17 作者:二零二五科技

在快速发展的消费行业中,食品行业占据了很大一部分。随着“互联网+”建设浪潮的开始,食品行业也开始重视企业采购、研发、生产、物流、销售、人事、财务等部门的管理系统。

然而由于食品企业数据量以及各业务系统的独立,在企业不断发展的过程中企业数据、文档、图纸难以得到统一有效的管理。如何通过IT手段快速解决这一问题,进而提高办公效率。

背景:

缺乏高效共享的文件管理系统平台

在互联网+之前,大多食品公司都会建立自己的文件管理库。在新建初期也解决了以往的许多管控问题,但随着互联网+的发布,这种传统的管理方式的不足之处也逐渐呈现出来,比如:横向可扩展性差,操作不方便、用户体验差,功能不全面,缺乏有效共享等。另外,传输大文件时还需要用第三方软件进行传输,而传输工作受邮箱附件容量限制,工作效率低。

文件传输安全是企业的重中之重

用户在使用云盘或移动硬盘传输较大的文件时速度慢,备份不及时,当硬盘损坏,就可能造成数据丢失。缺少文件的使用管控,在员工辞职或外出办公时容易导致知识资产流失或泄露的风险。当前复杂网络环境,使用到第三方软件进行传输文件已经不能保证文件的安全性了,存在公网传输的风险。

沟通频繁,急需高效协作利器

公司的采购部、质保部、营销部、生产部等各部门间每天需要进行大量的沟通与文件传输。企业内部缺少高效的文件共享和协作平台。图纸文件的审批、工作上的定期汇总和销售数据需要一一输送。这些过程不仅繁琐,而且被其他的文件积压下来,从而不能得以及时处理。

文件无法互通,造成工作内容的二次消耗

这种情况更容易发生在没有形成规范的企业部门,或使用个人硬盘存储的文件,同一项目的图纸文件/客户文件可能分布在不同的工作人员手上,图纸文件的相互独立导致了信息孤岛。

解决方案:

为解决这一系列的问题,彩虹EDM图纸文档管理软件(系统)为食品行业的图纸文件数据管理提供了一套完成高效共享、安全存储、灵活协作、开放集成的协同办公方案,帮助企业摆脱文件管理中遇到的一系列问题的困扰。

高效共享,提升数据管理效率

构建企业知识管理平台,将企业的图纸数据文件统一分类存储在企业内部私有系统中,通过EDM对这些文件进行规范化、流程化管理,比如:对同一个文件不同的版本进行清晰的管理,避免出现版本错乱的问题。被授权用户都可对同一份文件进行访问使用,集中存储的优点是管控简便,版本数据的同步更新,确保共享文件的准确性;

彩虹EDM支持CAD、office、PDF、WPS、图片等200+格式文件在线查看,提高企业员工调用文件的效率。彩虹EDM的文件内部传输机制解决了大文件传输问题。不需要借助第三方软件进行外部传输,实现内部系统文件的一键收发工作,也就不必为大附件传输缓慢而焦急。

定时备份,多端使用

彩虹EDM不但可以部署在本地系统,同时还可以部署的企业云系统上。可在系统设定定时备份,无需人工逐一备份。授权用户可通过PC端、也可通过移动端登录用户端在不同的办公地点访问相应的系统文件;所谓的授权用户是指,由管理员对不同岗位、个人划分目标图纸文件和系统功能使用权限的系统登录用户,20多种操作都可单独进行划分、分级授权,再配合日志管理功能可清楚知道每一份图纸文件的使用去向;

编辑锁定

通过彩虹EDM对图纸文件检出编辑时,文件将被锁定,只能由当前编辑人员执行变更(其他人依然可以查看),防止编辑冲突,在文件编辑完成并重新检入系统后,其他的相关人员才能进行编辑。

开放集成,与其他软件系统集成使用

彩虹EDM可与设计软件、办公软件、其他加密软件和ERP等系统工具,集成使用,让用户更容易上手。

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