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做好企业电子图纸文件管理,实现企业信息办公

发布时间:2021-06-28 作者:二零二五科技

企业办公离不开图纸文件,信息化办公时代,电子图纸文档的可复制、可共享、供给的特性,给企业办公便利的同时,又因为电子文件的持续增长特性,文件的管理和使用的效率在渐渐下降。

原因有很多,这些文件没有进行管理前,多为存放在不同的地方,先不说使用,找文件时找不找得到还得两说;好不容建立了共享网盘,重要图纸文件的安全又很难保证;给各文件设置密码,但每次使用都要输入密码相当麻烦。协同工作效率也低,要传输某份文件给其他办公成员时,需要通过上传到第三方软件再由接收方下载打开,如果是传输大型文件还会比较慢。
文件存放分散

面对知识沉淀难、难以管理、利用率低等问题,企业更加注重图纸文件的安全、协作以及未来发展等方面。所以企业迫切需要搭建一个可以做到集中存储、管理、协同的平台。以文件存储为基础,以文件使用管控主线、以流程驱动协同,从而实现能够安全管理和利用海量、多维度的数据文件。

那如何实现呢?彩虹EDM图纸文档管理软件提供了文件的上传、下载、在线预览、全文搜索和在线编辑等功能,便于管理图纸和文档等资料,可以对文件设置访问权限,加强文档的安全性。文件的分享、通讯和流程功能可以有效增强办公的协同性,可以对个人文件分享、公共文件分享、外部链接分享,其中链接分享可以快速传输资料,增加文件的流转率从而提升企业的效能。

集中式文件管理让图纸文档资料得以统一管控。形成目录列表,清晰管理各类文件,此外彩虹EDM的七层数据保护技术,让图纸文件在系统中正常使用,在系统外呈乱码不能使用,如果是授权导出的文件,则可以在外界正常使用。文件的访问、操作都受到权限管控。为了防止有删除权限的员工因失误操作删除有使用价值的图纸文件,彩虹EDM设有回收站模块可快速找回被误删的文件。同时设置定时自动备份于不同的存储盘,避免某个存储盘遭到物理损坏,从而造成数据丢失。提高文件的利用率和安全性,严格防止企业因安全问题而出现数据泄露的情况。
电子图纸文件管理

移动办公:

应不同工作处理场景,移动办公逐渐成为办公的刚性需求。移动办公基于文件的处理、收发、工作沟通协作。

彩虹EDM配套有移动APP,可安装在手机和平板电脑上,移动端具有与电脑端文件数据同步,使用手机也可以浏览办公文档、管理流程交流通讯等工作。随时随地完成工作交流,更加轻松有效。摆脱了固定地点、时间、空间必须在固定设备上工作的限制,增强协作性。让用户在遇到临时突发性的紧急情况时能高效快捷地工作。

彩虹EDM做到效率和安全一同兼备,它将图纸文件存档、使用,流程管理,通讯协同、软件集成结合在一起。合理管理资源,构建安全封闭的智慧办公平台,对图纸文件360度无死角的管控,实现图纸文件的全生命周期管理。帮助企业团队实现高效的协作。

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