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关于办公室的电脑里的技术图纸文件如何实现规范管理的问题

发布时间:2021-07-28 作者:二零二五科技

随着信息化快速发展,办公介质从纸质文件到电子文件,电子图纸技术图纸文件的流转使用基本通过第三方软件和移动存储硬盘,管理难度大。

技术图纸在使用过程中却存在着一些问题,比如:借阅环境、时间等细节还没进行严格的规范,或者图纸文档被私下复制打印等。企业技术图纸包含着产品的关键技术信息,是企业重要的知识资产。如何在企业管理运营过程中,保障技术图纸安全的前提下完成快速使用。

管理要求:

1、不需要输入密码也能实现图纸文档的浏览、查看,编辑,但是又不能进行复制、打印、传输发送的其它地方;

2、对技术图纸文档的复制、打印等操作受到权限的控制,并留下相应操作记录;

3、实现多台电脑共享同一份加密文件。

4、规范存储,以方便日后查找及复印……

加强企业技术图纸安全管理和使用的改进措施

实行逐层分级授权管理,理顺保图纸文件使用工作流程。人员分级分类管理、技术图纸文件分级管理、部门项目分级管理,规范在各项工作中图纸文档的操作使用,完善工作流程管控,解决企业技术图纸使用混乱现象。
技术图纸资料权限管理

彩虹EDM图纸管理系统为图纸文档创建一个安全的使用环境,图纸文件上传解密导出加密,对不同职责的用户,明确不同的权限范围,同部门不同员工的权限也可不同,细化权限设置。有权限的用户才可以完成图纸文档的浏览、借用、编辑,同时又控制着其他的使用。不同权限可统一设置也可每个权限都可单独设置。

如:某份受控图纸,只有ABCD四人可以打开查看,四人可随时登录系统查看,其他没有任何权限的人,即使能打开该图纸所在的文件夹,也看不到该图纸的存在。

用户对图纸每一次操作使用,都会详细记录下来(包括:时间、IP、人员、操作事项等),管理员可在日志管理中查看所有图纸文档的使用情况。

彩虹EDM以图纸文档全生命周期管理为目标,从图纸文件的创建、审批归档使用、变更、回收销毁全过程管控方法。图纸文件的存储也按层级分类存放,可设置编码模板自动生成编码,实现图纸编码规范化,同时可做文件模板、工作流程模板,便于员工调用……,规范管理的同时还方便图纸文件的查找,文件的查找也可通过系统内嵌的搜索功能快速完成。

图纸文档管理经常出问题,主要是因为日常管理不到位、管理流程不衔接,图纸使用环境没有保障、网络防范不过关,利益驱使、技术手段等方面。因此,彩虹EDM通过专业技术完成大部门繁杂的管理工作,让企业图纸文档管理更简单,使技术图纸文档能得到便捷且有效的使用。
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