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公司图纸文档使用混乱,拿什么拯救图纸文档的准确性?

发布时间:2021-08-10 作者:二零二五科技

在企业运营过程中会产生大量图档资料,包含设计图纸、技术文件、造价书、审批单等等,而且作为办公项目的依据,这些图纸文档的有效管理直接影响到了企业办公效率和效益。

但在平时工作的时候,我们往往会疏忽图纸文档资料的管理工作,导致在文件使用过程中产生一系列问题,影响到图纸文件的安全和快速使用。比如:想要查找某一文件资料时,把文件夹翻来复去了个遍,可就是找所需的目标资料,这时候如果其他人有备份还可以快速补齐,如果没有那就有重新创建设计了。但过后才发现,原来上次为了快速使用,资料存放在临时文件中了。
找不到图纸文档

下面4点是图纸文档资料管理中普遍存在的问题:

1、准备不足,忙于工作的交付,不自觉的忽略了对资料管理!

很多时候,因各项原因造成我们的准备不全,工作时间仓促,为了尽快地交付,精力都放在了完成手头上的工作,和交接工作的上面,从而忽视了资料管理,事后也没安排出时间整理,这不影响到了图纸文件后续的使用。

2、图纸文档被修改资料,没有经过审核,不及时上报

图纸文档是日常办公的重要依据,要实时有效、完整。但有的时候下发的图纸文档,出于某些原因会被修改,没经审核就使用,当然有些小修改是被允许的,但有些是不允许的,而且出现问题后才上报,可能造成补救不及时。

3、图纸文件信息标注模糊或缺失,导致查找缓慢、文件确认不准确。

图纸文档资料管理要做得到快速响应工作的需要,就要有清晰文件的信息,包括文件的位置、所有项目、版本、注释等。但有些图纸文档的信息标注模糊,或f者根本就没有,这就导致进行文件查找时需要多次确认,较长的时间。时间紧时,可能还会错发名称相似的图纸文件,导致交接不上,重复工作,或者发错版本,造成经济损失。

4、旧版本回收不及时,没有详细图纸使用记录,用错版本不承认,死无对证。

图纸文档可能进行了多次修改和下发,停用的图纸文档没有及时回收,接收方也没有主动交回,多版本同时存在,给使用造成影响,工作人员没有认真核对就使用,用错历史版本,没有详细记录,不能确认责任人。
图纸版本存在错误

公司图纸资料管理,涉及从图纸文件的创建收集、编辑、审批、借用、记录、按需要变更、归档等工作,贯穿图纸文档存储、使用的整个生命周期和项目协同工作。那么如何解决这些问题,实现有效的图纸资料管理。

1、健全企业图纸资料的管理制度,明确各岗位职责,履行自己的岗位职责。

2、及时收集和更新图纸文件,清晰的文件类别管理,各类图纸文档的命名,样式,形成标准模板,或者使用规范的文件编号,在给各图纸文件一个唯一的“身份证”号,做好归档工作,这样可便于查询与记录。

工作人员熟悉图纸文件的使用流程,按照规则和流程完成图纸文档的使用操作和工作之间交互,同时形成相应的记录,如:图纸文档的创建/收集、整理、归档、移交、下发清单、版本、数量等。形成图纸文件的存储、使用规范,这样不容易出乱子。详细的使用记录,让工作交接更清晰,按时核对图纸文档的完整和准确性,保证工程资料一次交收完成。能够有效地防止发生错用、误用、推责的现象。

3、培养工作人员的规范管理的习惯

图纸管理不单单是资料管理员的责任,不同的人员习惯不一样,命名、内容排版不一样,如果都要资料管理进行规范的话,管理面广内容繁琐,很难管理得过来。平时形成管理习惯的同时,不但方便资料管理员的收集管理,也更方便自己的查找与使用。

4、多层审核,不能轻易修改图纸文件。

图纸的质量直接影响后面的各项工作,所以其他设计师在进行图纸修改前,必须先考虑项目的特征,再根据要求进行修改,修改完成后须经技术负责人、工程师及相关人员审阅。

通过对图纸文档进行系统化管理,让图纸文件得以规范化、标准化。保证图纸文档的准确性。当然公司也可以通过专业的管理工具代替大量的人工管理工作。如彩虹EDM图纸管理软件。彩虹EDM,可完成图纸文档的细致化管理,实现文件的安全存储、权限划分、模板管理、自动编码、版本管理、日志管理、流程管理、在线查看、审批借用管理等,实现图纸文档的全生命周期管理,让图纸文档的管理和使用更简单安全。

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