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公司图纸管控不到位,如果完善公司图纸的使用管控?

发布时间:2021-08-18 作者:二零二五科技

长久以来,公司图纸文档管理一直是企业管理的困扰,因为图纸文档使用连接了企业各部门间的协同工作,包括设计、生产、采购、外协、销售等各环节。

从图纸设计到各个部门的使用过程可能会遇到一些问题,比方说:

一、图纸控制问题

公司要求受控图纸不能乱发,受控图纸也有专人专管。但没有真正管理到位。

如果所管理的图档数量不大的话,可以找个有耐心且细心的人(因为图纸管理是一项细致繁杂的工作)专门管理公司图纸的管理只管与下发工作,并做好签收记录,收发的图纸需要有相关审批人员盖章确认。
图纸数据收发管控

比如:图纸下发,可以制作一张信息登记表,用于记录下发图纸的代号名称、下发各部门和各车间图纸文档数量、图纸属性(新投产还是借用,借用表示车间已有图纸无需再打印)、受控标记、图纸都是谁下发谁签字,接收人签字等。签字记录的保管措施与图纸一样,不是随便记下,过后就扔了(可一式多份,各方留底)。这样图纸流转有详细记录,到底是设计漏发了,还是生产计划漏项。这样我们相看记录,就清楚具体的负责人。要是图纸很多,300-500张甚至更多,那就需要借助相关的图样管理工具(如:彩虹EDM图纸管理软件)才能更好的管理图纸和文档了。

二、图纸到销售、售后或者或其他地方,使用的人多了,可能会出现外泄问题。如何防控?

当一份图纸被多人使用时,即使有接收记录,也不能明确具体是谁外泄的。说实在的,图纸外泄是一个比较难解决的。即使从图纸设计到使用,硬盘都是被专人控制的,U盘都加锁的。但总有打开的时候,现在电子科技越做越好,人手一部拍照手机,只要能看到图纸随手拍一张也就1秒的时间,这个是很难控制的。

但我仍然可以采用一些安全管理措施。降低机密图纸营养素外泄的可能性,比如,发给销售的是处理过的简图。又如,将图纸各部分拆分后再发给生产班组或外协厂家等。同时为了不让其他人随意使用图纸文档,也可以通过彩虹EDM图纸管理系统软件进行自动记录和权限管理。直接把拆分的图纸电子版发布到对应的使用人员的账号上,系统会记录下发布和接收双方的操作动作,发布方可控制接收方对图纸的操作权限,如:只能在某时间段查看,查看多久,同时不能做编辑、复制、导出、转发等其他操作。
公司图纸由谁管理

三、图纸管理,由谁管理,怎么管好。是由公司指定专人管理,还是由各部门或项目负责人各自分管项目图纸。

如果仅从部门角度出发,部门主管一个人就足够,如果从企业协同办公管理的角度出发,这个就需要把各个部门的图纸文档进行统一分类管理。可以通过专业的图纸文档管理软件完成图档的全生命周期管理(如彩虹EDM图纸管理软件),从图纸的设计负责到审批、下发、借用、查找、回收、归档、……到停用销毁进行全面管理,从最初的下发签字画押到最后的图纸回收系统用户,在权限允许规范内完成图纸文档的查看、分享使用、在线审批流程、快速沟通交流等,系统也会自动记录下所有用户在系统中的操作行为。

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