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企业各部门图纸文档太多不好管理?看彩虹EDM是如何解决的!

发布时间:2021-08-24 作者:二零二五科技

近年来,各行各业的办公实现了办公图纸文件的电子化传递和交流。给企业办公带来很大的便利。

而企业正在快速发展壮大,各种电子办公图纸文档也有不断增加,传统的图档管理模式已经难以适应新形势和发展的需要。电子图纸文档系统化管理势在必行。

图纸传递不及时问题:项目部需要将多份图纸或文档发送到其他协同部门,由于各协同部门的图纸文档无法实时处理和共享,信息传递不及时;难以及时为后续工作提供对应依据,极大影响了项目的进程。

在企业办公中,彩虹EDM图纸管理系统可以贯穿管理各部门的协同办公图纸文档,实现对整个项目图纸文档全程进行管控,从图纸文档的创建到审批归档、借用、编辑、拷贝、版本……发放回收、停用销毁的全过程进行管控。为企业原先的各个“信息孤岛”架上桥梁,让图纸文档在企业内部高效流转和快速协同。大大提高了企业的生产经营效率。

通过系统进行图纸文件发布时,发布方(通常有较高的权限)

可以设置规定发布图纸的使用对象,并限制图纸文件的操作范围,如:只能用户A查看不能编辑,也不拷贝导出文件等。同时可以设置图纸有效的使用时间,过期后系统可自动回收,不再需要人工一一回收。

另外,系统实时监控图纸文档的使用情况并形成记录,谁在什么时,对哪份图纸文件进行查看、编辑、借用、分享、归档……导出等都有详细的记录。

彩虹EDM通过对企业图纸文档进行集中分类管理和系统查找工具,方便了用户在彩虹EDM上检索各系统的数据信息,通过对应的系统功能实现文件的安全高效的流转,归档管理、查找管理、使用权限管理是企业图纸管理的三个关键因素,再加上版本管理、流程管理、借用管理、收发管理等。实现企业图纸文档的系统便捷管理,提高生产效率、降低办公成本,提高企业各环节的管理效率和有效性。
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