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清晰的图档管理!快来看看“彩虹EDM”图纸文档管理软件是“如何管理”图档的?

发布时间:2021-09-01 作者:二零二五科技

随着企业的快速发展,企业会持续产生大量的图纸文档,包括重要设计图纸、技术文件、客户信息和财务数据等。重要的文件如果不进行有效的管理,大部分会散落在员工的个人电脑、 u 盘等。造成存储点多,查找不便,使用不明确,流转使用极为不便,致使办公周期延长,另外在项目办公中往往需要多个部门或团队协同工作等,文件需要要经过许多人的手,但不能做到不同职能的员工对同一份文件不同的访问权限。不能进行有效的过程控制、文件的安全没有保障。

彩虹EDM企业图纸管理软件实现海量图纸文件的集中分类存储管理,对图纸文档进行统一归档和备份。在系统中图纸文档的名称、编码具有唯一性,避免图纸文件的管理使用的混乱。系统便捷的搜索功能支持图纸文件/文件夹的多属性快速搜索(可自定义搜索属性规则),让用户能更好的查找图纸文档并加以利用。
图纸文件查找

彩虹EDM企业图纸管理软件系统中不同的功能、图纸文件、文件夹均可针对不同岗位职能的用户细分权限,以控制对不同图纸文档的查看、编辑、归档、系统借用、复制、导出、删除等操作20+项功能。可根据不同用户岗位职能一键快速划分权限,也可以对特定个人单独划分。权限可设置为长期有效,也可以设置为短时效的临时权限,让权限分配更灵活,满足企业多样化权限管控。

例如:用户A需要查看B本部门的某份图纸文档时需要进行权限申请,再由B部门负责人或更高层领导进行临时授权,在进行文件授权时只给用户A设置一个“可见浏览”权限,同时设置权限时效(自行定义时效,可以是:30分钟、一天、一周或其他),时效期间用户A可看见目标图纸文档的存在并进行在线查看(系统可在线查看200+种格式图纸文件,包括2D/3D图纸),时效到期后权限自动回收,用户A在系统中则看不到该图纸文档的存在更不能进行查看。

彩虹EDM可追溯图文档的各个历史版本和对各用户在系统操作行为进行监督

历史版本管理

通过系统完成各历史版本清晰有序的管理,在文件列表中只展现正在使用的有效版本(图档原件修改后,借用件版本同步更新,如果借用件不需要更新,断开借用关系即可),不需要像以往一样为查找正确有效的版本而烦恼,有“版本”权限的用户可查看图纸文档的各个历史版本,可进行版本的比较,可对历史版本进行复用。

系统操作日志

系统自行记录下各个用户在什么时候通过系统对图纸文档进行了哪些操作,是查看/借用/删除/……
图纸文档管理

图纸文档的编辑管理和在线审批流程

系统调用本地软件完成图纸文档的编辑,并实时存储在系统,为避免编辑混乱,处于编辑状态的图纸文件其他人不得使用,直接编辑完成执检入指令。需要编辑后需要重新审批后才能归档,用户通过彩虹EDM图纸管理软件系统,可以根据企业不同的审批工作,设置对应的线上工作流程模板,方便后期直接调用,修改主要信息后就能启动流程,流程中可直接对图纸文档进行圈阅、驳回、签章。

同时彩虹EDM内置OA功能,方便团队的沟通与协作。

彩虹EDM规范管理企业的图档文件,有效解决图纸文档存储点多、版本管理不到位、图纸文件检索困难、传递不及时等难题,同时,实现图纸文件的沉淀和积累,让图纸文档文件在后续的工作中发挥更多的作用。

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