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图纸文档数量倍数增加!怎么完成有效的传输使用管理?

发布时间:2021-09-03 作者:二零二五科技

在快节奏的办公环境中,技术图纸文件急剧增加,设计图纸有十几或几十个G,同时,各部门间的同事之间互相传递技术文件也日益频繁。常用的传输方式也各有不同,其中以email、社交软件附带的文件传输功能、加密u盘为代表。虽然这些工具操作简单,方便日常文件传递的同时,其缺点也表现很明显,如:社交软件文件限制大小、传输速度慢、email有缓存、U盘个人携带传递不便、且都存在较大的安全隐患等。

企业在管理图纸文档方面面临着巨大的挑战。图纸文档数量和单个文件体积的大幅增加,已经成为企业内部高效分发传输和企业办公效率的绊脚石。
图纸文档存储管理.gif

企业图纸管理软件的安全技术实力防护和功能设计,能很好的帮忙企业解决在文件管理的需求。面对海量分散、不受控的图纸文件,通过彩虹EDM图纸管理系统对技术图纸文档进行集中分类层级化存储管理,系统可部署在云服务器、也可部署在本地局域网。彩虹EDM实现系统内部文件定位传输、一键共享、收发管控,为企业的技术图纸文件分发提供效率和安全性。

图纸发布的权限设置和控制

通过图纸管理系统对重要的文件、文件夹设置操作权限,禁止无关或图纸用途单一的人员做职责以外的操作,防止重要技术图纸文档泄露。在彩虹EDM进行技术图纸的在线分发时,可设置接收方对所发图纸文件的临时操作权限(如查看、导出、打印等),临时权限时效一到接收方无法对图纸再进行任何使用操作,如果工作还没有完成仍然需要继续使用该图纸,则需要向重新发布部门申请权限。另外发布者在发布文件前设置好自动回收时间,这样就不用另外再做回收工作。

图纸文件传输管理

通用或个人图纸文件的共享传输管理

企业通用技术图纸文档共享,可以创建专门的目录文件夹,分别存放不同的通用文件,权限设置为全员“可见浏览”“下载”或其他更多权限即可;

当我们在办公需要用到某份图纸文档,而系统中又有对应的文件时,我们可以通过借用权限一键借用过来使用,就不需要重新创建。当图纸原件进行版本变更时,借用件也同步更新,以确保正在各部门使用图纸版本的有效性。

企业办公过程中,各部门的同事之间互相共享技术图纸文件是常有的事。在权限范围内,可通过图纸文件的一键定位分享,只需点击定位即可到达文件的位置并进行查看或其他操作,省去传输、查找时间。

移动办公室及时响应

当系统部门在云端时,员工只要登录系统就能查找使用权限内的图纸文件,不怕出差忘带文件了。同时也可以通过手机APP上传文档文件,和处理系统提醒的办公任务,比例文件审批。

图纸文档的传输交流都是在彩虹EDM企业图纸管理软件的专业技术保护中完成,从而保障图纸的传输使用安全。彩虹EDM始终致力于企业图纸文档的全生命周期管理,解决图纸的存储管理和不同阶段使用时遇到的各种问题,实现企业图纸文件的系统化管理。

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